关于贯彻落实机动车合格证电子信息补传企业管理办法备案要求通知

各机动车生产企业：

　　为贯彻落实《工业和信息化部关于进一步加强汽车生产企业及产品准入管理有关事项的通知》（工信部装[2016]95号）文件要求，中机车辆技术服务中心（以下简称“中机中心”）现将具体工作事项通知如下：

　　一、关于机动车合格证电子信息补传事项

　　即日起，中机中心将严格按照文件要求，对于配发机动车出厂合格证48小时内未及时传送合格证电子信息的，实行情况说明审核，具体管理方式如下：

　　1.本通知中机动车出厂合格证配发时间以合格证电子信息中“发证日期”项为准。

　　对于配发合格证后48小时以上30天以内未传送合格证电子信息的，机动车生产企业需通过机动车合格证管理系统提交情况说明；

　　对于配发合格证后30天及以上未传送合格证电子信息的，机动车生产企业需向中机中心提交书面情况说明。

　　2.以上系统申请或书面申请经中机中心审核通过后，企业方可补传相应信息。对于补传原因不明确或缺乏依据的，中机中心将予以退回，并报送政府主管部门。

　　3.对于提出补传申请频次过高或补传数量过大的企业，将视为“不按规定传送合格证信息”失信行为，纳入汽车生产企业信用数据库。

　　二、关于机动车生产企业合格证管理办法备案事项

　　即日起，中机中心将正式开始接受机动车生产企业合格证管理办法备案，具体管理方式如下：

　　1.各机动车生产企业应依据合格证管理有关规定，结合企业实际，并参照《企业机动车出厂合格证管理办法编制指南》（见附件）的要求编制本企业合格证管理办法。

　　2.2016年7月1日前，各企业需将纸质合格证管理办法（加盖企业公章或合格证管理专用章）一份邮寄至中机中心合格证管理部。

　　同时，通过合格证管理网站（www.vidc.info）凭合格证上传用户名密码登录合格证信息管理平台，更新企业合格证联系人信息后，上传管理办法WORD版及PDF版（纸质盖章扫描版）各一份，并填写管理办法发布日期及实施日期，电子版文件命名格式为《×××公司车辆出厂合格证管理办法》。

　　生产企业应确保邮寄的纸质版文件和上传的电子版文件一致。

　　3.集团管理的企业，若集团各下属企业无统一的合格证管理办法，则应分别备案多份，并由集团公司统一协调完成具体纸质及电子文档备案工作。

　　4.新设立机动车生产企业首次申请开通机动车合格证管理系统时，一并提交备案合格证管理办法。处于特别公示期的企业，待生产资质恢复以后再进行备案即可。

　　5.生产企业对管理办法进行修订或变更后，应在发布10天内，重新邮寄最新版本的合格证管理办法进行备案，并登录合格证信息管理平台更新对应电子版本。

　　6.对于未按要求在2016年7月1日前完成合格证管理办法备案的企业，中机中心将暂停其合格证数据上传。企业完成备案后，方可恢复系统使用。

　　三、联系方式

　　1.补传工作咨询联系人：梅思宇 杨素芬

　　联系电话：010-63706779/2775

　　2.管理办法备案咨询联系人：彭海丽   孙宇轩

　　联系电话：010-63702783/2302

　　3.邮寄地址：北京市丰台区南四环西路188号二区7号楼5层504

　　邮编:1000     传真:010-63702235

　　附件

　　企业机动车出厂合格证管理办法编制指南

　　机动车生产企业车辆出厂合格证管理办法是企业开展合格证内部管理的规范准则，应是企业质量管理体系的重要组成部分，对于落实国家有关法律法规、提高企业管理水平具有重要意义。

　　一、编制原则

　　1、符合国家有关合格证管理政策、法规、标准要求；

　　2、符合本企业合格证管理实际工作情况；

　　3、语言表述准确、通俗易懂、思路清晰。

　　二、内容要求

　　企业车辆出厂合格证管理办法至少应当包含（但不限于）以下章节及内容：

　　（一）、适用范围

　　指出管理办法适用的产品范围、工厂范围等信息。

　　（二）、人员组织管理

　　1、合格证各环节工作对应责任部门及人员；

　　2、合格证关键工作岗位设置、权限及管理要求；

　　3、合格证相关工作人员培训、考核及保密等要求。

　　（三）、合格证正面样式备案及管理

　　合格证正面样式制作、管理、变更及备案等要求。

　　（四）、合格证发放管理

　　1、合格证空白纸张印刷、纸张编号管理及纸张追溯方式；

　　2、合格证防伪信息管理；

　　3、纸质合格证印刷、制作、采购、保存、领用、打印的管理，以及配发、换发、重发、遗失、作废等方面的管理。

　　4、合格证配发是指生产企业车辆制造完成并检测合格下线后通过合格证系统打印纸质合格证的全过程。

　　应明确配发的规范流程及具体要求。

　　5、合格证换发是指因自身操作错误或产品技术升级等原因，需要对已经配发的合格证进行信息更改。

　　应明确换发的规范流程及要求，包括哪些技术参数信息可以更改，如何更改，旧有合格证收回流程及处理方式等。

　　6、合格证重发是指机动车生产企业因合格证污损、丢失等原因，在不改变车辆任何技术参数信息，仅改变合格证纸张编号的前提下，重新发放原车辆合格证的工作流程。

　　应明确重发的规范流程及具体要求，包括批准流程、旧合格证回收或注销流程等。

　　（五）、合格证电子信息及系统管理

　　1、明确合格证系统企业代码、用户名、密码的领用与保密管理，实时更新合格证管理系统联系人信息的要求；

　　2、明确合格证电子信息上传、修改、补传、撤销的管理流程及批准程序；

　　3、打印、上传合格证的计算机设备、U盾及相应软件程序的授权、操作、维护管理规定；

　　4、企业内部合格证数据及系统安全管理规定；

　　5、建立企业内部合格证信息数据库，保证车辆在设计使用年限内可以查询相关信息。

　　（六）、一致性管理

　　确保合格证电子信息与实车参数、纸质参数、《车辆生产企业及产品公告》参数等信息一致的具体要求及措施。

　　（七）、合格证服务管理

　　1、明确合格证随车发放后续管理与服务规范，应包括对经销商合格证管理工作的指导、培训及约束；

　　2、明确消费者涉及合格证咨询、投诉举报的责任部门及服务规范要求；

　　3、应对有关政府主管部门和工作机构日常管理、专项检查核查等工作的责任部门及规范要求。

　　（八）、罚则及保障措施

　　1、明确对于失误或者违反相关规定的个人或集体，进行处罚的方式和具体要求；

　　2、提出确保本企业管理办法得到有效落实的承诺和具体保障措施要求。

　　（九）、其他

　　1、合格证相关内部管理流程记录、管理文件、签署文件等档案管理；

　　2、专用术语解释以及企业的特殊要求、特殊情况说明等内容；

　　3、企业开展内部管理需要明确的其他事项。

　　（十）、发布日期及实施日期

　　需在管理办法明显位置注明发布日期和实施日期。

　　三、其他要求

　　1、合格证管理工作应作为质量管理工作的重要内容，纳入企业质量管理体系。

　　2、企业车辆出厂合格证管理办法须有中文版本。如现行管理办法为外文版本，需进行翻译。

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